Belgijski system podatkowy przechodzi cyfrową transformację, której celem jest całkowite wyeliminowanie papierowych i półmanualnych faktur. Od 2026 roku każdy przedsiębiorca w Belgii będzie zobowiązany do wystawiania faktur elektronicznych w standardzie Peppol, co oznacza definitywny koniec popularnych arkuszy i szablonów wzór faktury Excel. Zmiana ta ma charakter systemowy i wpisuje się w unijny projekt ViDA (VAT in the Digital Age), którego celem jest uszczelnienie systemów podatkowych i automatyzacja rozliczeń.
Wzór faktury Excel odchodzi do przeszłości
Od wielu lat przedsiębiorcy w Belgii chętnie korzystali z prostych szablonów w Excelu. Takie rozwiązanie było tanie, elastyczne i pozwalało szybko wystawić fakturę nawet bez specjalnego oprogramowania księgowego. Jednak w dobie cyfrowej wymiany danych metoda ta przestała odpowiadać standardom bezpieczeństwa, spójności i automatyzacji.
Nowe przepisy wprowadzają obowiązek wysyłania faktur w formacie elektronicznym za pośrednictwem sieci Peppol. Oznacza to, że faktury muszą być generowane w formacie XML (UBL 2.1) i przesyłane przez autoryzowane punkty dostępu, dzięki czemu trafiają bezpośrednio do systemu księgowego odbiorcy. Dokument utworzony w arkuszu Excel nie spełnia tych wymogów, dlatego nie będzie uznawany za ważny dowód księgowy.
Dla przedsiębiorców przyzwyczajonych do własnych szablonów faktur oznacza to konieczność zmiany przyzwyczajeń. Dotychczasowy wzór faktury Excel można nadal wykorzystywać pomocniczo, na przykład do tworzenia ofert czy zestawień, ale nie jako oficjalny dokument sprzedaży.
Peppol w Belgii – nowy standard e-fakturowania
Peppol w Belgii to nic innego jak sieć bezpiecznej wymiany faktur pomiędzy firmami, dostawcami usług i administracją skarbową. Działa podobnie jak poczta elektroniczna, z tą różnicą, że każda faktura jest wysyłana w ściśle określonym formacie i odbierana przez autoryzowany punkt dostępu. Każda firma posiada swój unikalny identyfikator Peppol ID, dzięki czemu system może automatycznie kierować faktury do właściwego odbiorcy.
Belgijskie władze już kilka lat temu zobowiązały instytucje publiczne do przyjmowania faktur w formacie Peppol. Od 2026 roku obowiązek obejmie również sektor prywatny. Oznacza to, że każda faktura pomiędzy firmami (B2B) będzie musiała przechodzić przez system Peppol, a przedsiębiorcy będą zobowiązani do posiadania odpowiedniego oprogramowania lub dostępu do platformy integrującej się z siecią.
Dzięki temu rozwiązaniu faktura trafia bezpośrednio do systemu księgowego odbiorcy, bez potrzeby ręcznego przepisywania danych. Proces rozliczeń zostaje zautomatyzowany, błędy są eliminowane, a administracja podatkowa otrzymuje natychmiastowy wgląd w transakcje gospodarcze.
Podatki w Belgii, a cyfrowe fakturowanie
Reforma systemu fakturowania jest ściśle powiązana z polityką podatkową Belgii. Ministerstwo Finansów zakłada, że pełna digitalizacja faktur pozwoli zmniejszyć lukę w podatku VAT o ponad miliard euro rocznie. Dane przesyłane przez Peppol będą automatycznie udostępniane organom skarbowym, co umożliwi wypełnianie deklaracji VAT na podstawie rzeczywistych faktur, a nie deklaracji przedsiębiorców.
W 2026 roku podstawowe stawki VAT pozostaną bez zmian. Stawka standardowa wynosi 21 procent, stawka obniżona 12 procent, a preferencyjna 6 procent. Różnica polega jednak na tym, że raportowanie transakcji będzie odbywać się w czasie rzeczywistym, co wymaga zgodności danych w fakturze z systemem Peppol.
Nowy system wymusza również wyższy poziom dyscypliny księgowej. Każdy błąd w danych lub brak integracji oprogramowania może skutkować niepoprawnym raportowaniem podatku. Dlatego tak ważne jest, by jeszcze przed wejściem w życie przepisów firmy przeszły na nowoczesne narzędzia zgodne z wymogami belgijskiego fiskusa.
Jak przygotować się do zmian w fakturowaniu?
Każda firma działająca w Belgii, niezależnie od wielkości, będzie musiała posiadać Peppol ID i korzystać z programu księgowego obsługującego ten system. W praktyce oznacza to konieczność aktualizacji lub wymiany dotychczasowego oprogramowania fakturującego. Wiele biur rachunkowych już dziś oferuje integrację z Peppol, a niektóre platformy online automatycznie rejestrują klientów w sieci.
Dla przedsiębiorców, którzy do tej pory wystawiali dokumenty w Excelu, najlepszym rozwiązaniem będzie migracja do aplikacji chmurowych oferujących generowanie faktur UBL. Takie programy umożliwiają automatyczne przesyłanie danych do odbiorcy i zapewniają zgodność z wymogami belgijskiego urzędu skarbowego.
Warto rozpocząć proces przygotowań już teraz, aby uniknąć chaosu w momencie, gdy nowe przepisy wejdą w życie. Wczesne wdrożenie Peppol pozwoli również skorzystać z zalet elektronicznego obiegu dokumentów – mniejszych kosztów administracyjnych, szybszych płatności i lepszej kontroli finansowej.
Dlaczego Peppol to krok w przyszłość?
Nowy system e-fakturowania to nie tylko obowiązek, ale też ogromna szansa dla przedsiębiorstw. Peppol eliminuje potrzebę papierowej dokumentacji, przyspiesza proces księgowania i minimalizuje ryzyko pomyłek. W dłuższej perspektywie przynosi też korzyści fiskalne – mniejszą liczbę kontroli, większą przejrzystość oraz automatyczne dopasowanie faktur do deklaracji VAT.
Z perspektywy belgijskiego rynku to także krok w stronę nowoczesnej gospodarki cyfrowej. Kraj ten dołącza do grona liderów europejskich w dziedzinie cyfryzacji podatków, obok Włoch, Francji i Hiszpanii. Dla przedsiębiorców z Polski działających w Belgii oznacza to konieczność dostosowania się do nowych zasad, ale też możliwość uproszczenia rozliczeń w dwóch systemach podatkowych jednocześnie.
Fakturowanie z Peppol
Peppol w Belgii to rewolucja, która przeniesie faktury w Excelu do historii. Od 2026 roku każda firma będzie musiała wystawiać faktury elektroniczne zgodne z europejskim standardem, a tradycyjny wzór faktury Excel stanie się jedynie archiwalnym wspomnieniem. Dla przedsiębiorców to moment, by zmodernizować procesy księgowe i przygotować się na nową rzeczywistość podatkową.
Cyfrowe fakturowanie to nie tylko wymóg, ale naturalny kierunek rozwoju. Belgia pokazuje, że przyszłość księgowości to automatyzacja, integracja z urzędem skarbowym i pełna przejrzystość finansowa. W dobie cyfrowych podatków w Belgii nadszedł czas, by Excel ustąpił miejsca Peppol – systemowi, który zdefiniuje nowy standard rozliczeń w całej Europie.