Kilka lat temu arkusz kalkulacyjny w Twojej firmie w zupełności wystarczał do kontroli kosztów i przychodów? Wraz ze wzrostem skali działalności zaczyna brakować spójności danych, aktualności prognoz i kontroli nad płynnością. Wtedy pojawia się potrzeba systemowego uporządkowania finansów. Nie tylko Ty znasz ten ból – są sposoby, żeby coś na to poradzić.
Dlaczego Excel przestaje wystarczać wraz ze wzrostem firmy
Na początku działalności finanse są stosunkowo proste – kilka stałych kosztów, ograniczona liczba projektów, niewielka liczba dokumentów. W takim układzie arkusz kalkulacyjny spełnia swoją funkcję, o ile ktoś regularnie go aktualizuje. Problemy pojawiają się wtedy, gdy dane zaczynają być rozproszone. Część informacji znajduje się w systemie księgowym, część w plikach działów operacyjnych, część nadal pozostaje w korespondencji mailowej. Aktualny wynik finansowy wymaga ręcznego zestawienia danych z wielu źródeł. W efekcie trudno odpowiedzieć na proste pytanie, ile firma zarabia na konkretnym projekcie albo jak będzie wyglądała płynność za trzy miesiące. Inna sprawa to prognozowanie – arkusz pokazuje dane historyczne, ale rzadko uwzględnia płatności planowane, które nie mają jeszcze faktur.
Tymczasem to właśnie zobowiązania przyszłe decydują o tym, czy w określonym miesiącu na koncie pojawi się nadwyżka czy luka płynnościowa.
Jedno źródło danych jako fundament kontroli finansowej
Uporządkowanie finansów zaczyna się od konsolidacji danych, czyli od tego, że wszystkie przychody i koszty, zarówno opłacone, jak i planowane, powinny trafiać do wspólnej bazy. Tylko wtedy możesz mówić o realnej kontroli wyniku i płynności.Tylko jak to zrobić, jeśli nie jest się ekspertem w dziedzinie finansów?
Na rynku są rozwiązania, takie jak Budget Studio, które porządkują dane w jednym środowisku, integrując je przez OCR, import plików Excel i CSV oraz API systemów fakturowych. Dzięki temu ograniczysz ręczne przepisywanie dokumentów i minimalizujesz ryzyko błędów. Istotne jest także to, że każda płatność może zostać wtedy przypisana do konkretnego budżetu (odpowiedniku arkusza w Excelu). Dopiero po przejściu przez proces weryfikacji wpływa na wynik firmy i analizę cash flow. W ten sposób zyskujesz nie tylko zestawienie kosztów, lecz spójny model finansowy całej organizacji.
Na dalszych etapach pojawia się możliwość analizy danych w różnych przekrojach: według projektów, działów, kategorii kosztów czy kontrahentów. To pozwala szybciej identyfikować obszary rentowne oraz te wymagające korekty.
Budżetowanie i cash flow
Kiedy dane są już scentralizowane, możesz przejść do budżetowania w sposób uporządkowany. W praktyce budżet firmy nie jest jednym arkuszem, lecz zbiorem powiązanych ze sobą budżetów projektowych, działowych i kosztów stałych.
Każdy z nich działa jak rozbudowany arkusz kalkulacyjny z kategoriami w wierszach i miesiącami w kolumnach. Różnica polega na tym, że wszystkie budżety są ze sobą powiązane i tworzą całościowy obraz organizacji. Automatyczne przeliczanie wyniku finansowego eliminuje konieczność ręcznych podsumowań. Widzisz, ile zarabia firma jako całość oraz które projekty generują zysk, a które wymagają korekty założeń. To szczególnie istotne dla menedżerów projektów i właścicieli, którzy muszą reagować na odchylenia w trakcie trwania realizacji, a nie dopiero po jej zakończeniu.
Prognozowanie płynności i zobowiązań podatkowych
Sam wynik finansowy jest ważny, ale nie wystarczy do odpowiedzialnego prowadzenia firmy, jeżeli nie masz kontroli nad przepływami pieniężnymi. Dlatego kolejnym elementem jest prognoza cash flow oparta zarówno na płatnościach rzeczywistych, jak i planowanych. Każda płatność trafia na oś czasu zgodnie z terminem realizacji. Na tej podstawie generowana jest prognoza dostępnych środków w kolejnych miesiącach. Widzisz nie tylko aktualne saldo, lecz także przyszłe nadwyżki i potencjalne niedobory.
W przypadku Budget Studio prognozy podatkowe są widoczne w harmonogramie jako planowane przelewy. Po zakończeniu okresu rozliczeniowego rzeczywiste dane księgowe zastępują wcześniejsze szacunki, co zapewnia aktualność analizy. Dodatkowo możesz symulować różne scenariusze, na przykład przesunięcie terminu płatności lub zmianę poziomu przychodów. Pozwala to sprawdzić, jak dana decyzja wpłynie na płynność w kolejnych miesiącach.
Miejsce systemu zarządczego obok księgowości
Warto podkreślić, że system zarządzania finansami nie zastępuje księgowości. Księgowość odpowiada za ewidencję, rozliczenia i zgodność z przepisami, ale zajmuje się wyłącznie przeszłością. Warstwa zarządcza koncentruje się na analizie, prognozowaniu i planowaniu – potrzebuje narzędzi niczym GPS, do patrzenia w dal. Te dwa obszary muszą ze sobą współpracować. Dane historyczne pochodzą z systemów księgowych, natomiast narzędzie zarządcze wykorzystuje je do budowy budżetów, prognoz cash flow oraz symulacji scenariuszy.
Takie rozdzielenie funkcji pozwala właścicielom i menedżerom podejmować decyzje na podstawie aktualnych i uporządkowanych informacji. Zamiast tworzyć kolejne arkusze i ręcznie je aktualizować, pracujesz na jednym spójnym modelu finansowym. Przejście od Excela do zintegrowanego systemu to zwyczajnie uporządkowanie sposobu myślenia o finansach firmy. Kiedy wynik, płynność i podatki są widoczne w jednym miejscu, decyzje opierają się na danych, które są aktualne i spójne, dokładnie tak, jak powinno to wyglądać.
